Dienstplan-Software, die den Pflegealltag versteht
Drei Schichten, Rufbereitschaft, Springer:innen, Urlaubsspitzen. RosterIQ plant euren Monat in Minuten — und hält dabei automatisch ArbZG-Ruhezeiten und Wochenende-Fairness ein.
Drei Schichten, ein Plan, keine Excel-Tabelle
RosterIQ kennt die typischen Pflege-Schichten als Schichttyp — mit Start-/Endzeit, Pausen und Farbe. Beim Planen wählst du nur noch wer + wann, der Rest läuft automatisch.
inkl. 30 min Pause · Übergabe ab 13:45
inkl. 30 min Pause · Übergabe an Nacht 21:30
Nachtzulage automatisch · max 3 Nächte in Folge
Separater Schichttyp mit eigener Vergütung — wird in der Mitarbeiter-App neben der regulären Schicht angezeigt.
Plan, App und Wunschplan in einem Tool
ArbZG-Engine — automatisch
Mindestens 11 Stunden Ruhe, max. Wochenarbeitszeit, Sonntagsarbeit, Schichtwechsel-Limits. Verstöße werden vor dem Veröffentlichen sichtbar — nicht erst beim Arbeitsschutz.
Wunschplan pro Monat
Mitarbeitende reichen bis zum 10. ihre Wünsche fürs Folgemonat ein. Du siehst alle Wünsche im Kalender als Overlay — und übernimmst die passenden mit einem Klick.
Springer:innen & Aushilfen
Mehrere Wochenstunden-Modelle parallel. Aushilfen mit 20 h kommen genauso sauber in den Plan wie Stammkräfte mit 38,5 h — Soll-Stunden werden pro MA individuell berechnet.
Krank? Plan passt sich an
MA krank melden über die App, Schichten werden automatisch entfernt, du bekommst eine Benachrichtigung. Vertretungs-Vorschlag mit MA, die heute eh schon geplant sind.
Mobil & Add-to-Home
Mitarbeitende installieren die App in 30 Sekunden auf dem Homescreen — kein App-Store, keine Updates. Funktioniert auf iPhone, Android und Tablet.
Excel-Import als Onboarding
Bestehende Pläne als Excel importieren, in Minuten alle MA + Bereiche angelegt. Auch eigenes Format auf Anfrage. Keine Daten-Migration als Projekt nötig.
Die vier echten Schmerzpunkte der Pflegedienstleitung
„Ich plane drei Wochenenden im Voraus und der erste MA meldet sich Freitag um 18:00 krank."
Krank-Meldung über die App, Push-Notification an die PDL, Vertretungs-Vorschlag mit MA die heute eh schon Dienst haben und ArbZG-konform einspringen können.
„Wer war diesen Monat schon dreimal Wochenende und wer noch keinmal? Das Excel sagt es mir nicht."
Wochenend-Zähler pro MA als Live-Spalte im Plan. Wer 3+ Wochenenden hatte wird rot markiert — Fairness wird sichtbar statt erinnert.
„Die Stations-MA wollen ihre Wünsche eintragen, aber ich kann nicht 30 WhatsApp-Nachrichten verarbeiten."
Wunschplan-Modul: MA tragen bis zum 10. ihre Wünsche fürs Folgemonat ein, du siehst alle als Overlay im Kalender. Übernehmen mit einem Klick, wo es passt.
„Im MDK-Audit muss ich nachweisen, dass keine Ruhezeit-Verletzung im Plan war. Das ist 3 Stunden Excel-Hand-Check pro Monat."
ArbZG-Engine prüft vor dem Veröffentlichen: 11h Ruhe, max 48h-Woche, Sonntags-Verteilung. Audit-Log mit Akteur und Zeitstempel pro Plan-Änderung.
Vier Wochen vom ersten Gespräch zum echten Dienstplan
Wir lassen euch nicht mit der Software allein. Onboarding ist Teil des Pakets — kostenlos, persönlich, mit konkretem Zeitplan.
Demo + Pilot-Vorschlag
Woche 130-Minuten-Demo mit eurem Bereich als Beispiel. Wir klären Schicht-Typen, Rollen-Bedarf und Sonderfälle (Rufbereitschaft, Springer-Pool). Im Anschluss schriftlicher Pilot-Vorschlag.
Setup + Excel-Import
Woche 2Wir richten euren Tenant ein: Bereiche, Schicht-Typen, MA-Stammdaten via Excel-Import. Pflegedienstleitung bekommt Schulung (60 Min), Geschäftsleitung optional dabei.
Erster Plan + ArbZG-Check
Woche 3Die PDL erstellt den ersten echten Plan im neuen Tool. Wir sind via Slack/Telefon dabei für Sofort-Support. Plan läuft parallel zum bisherigen Excel — kein Risiko.
Mitarbeiter-App live
Woche 4MA installieren die App auf dem Homescreen (30 Sek je Person). Erste Anträge laufen digital, Krankmeldungen über die App. Excel wird stillgelegt — saubere Datenmigration.
Wie RosterIQ Pflege-Begriffe abbildet
Software-Anbieter benutzen oft Begriffe, die mit der Pflege-Realität wenig zu tun haben. Hier ist, was wir konkret meinen, wenn wir über euren Alltag reden.
- Wechselschicht
- Rotierender Wechsel zwischen Früh-, Spät- und ggf. Nachtschicht im 2- oder 3-Wochen-Rhythmus. In RosterIQ als Wochen-Vorlage speicherbar und auf Folgemonate kopierbar.
- Rufbereitschaft
- Bereitschaft außerhalb der eigentlichen Schicht — bei Bedarf wird man gerufen. Eigener Schichttyp mit separater Vergütung, läuft parallel zur Hauptschicht des Tages.
- Pflegedienstleitung (PDL)
- Verantwortlich für Plan + Personal. In RosterIQ typischerweise mit Rolle PLANNER (eigener Bereich) oder ADMIN (gesamte Einrichtung). Mehrere PDLs für Stationen möglich.
- Stationsleitung
- Plant innerhalb einer Station. Rolle DEPARTMENT_LEAD — sieht und bearbeitet nur die eigene Station, andere Stationen bleiben unsichtbar.
- Wunschplan
- MA reichen monatlich Schicht-Wünsche ein (z.B. „bitte Mittwoch frei"). PDL sieht Wünsche als Overlay im Kalender und übernimmt passende mit einem Klick.
- Schichtwechsel-Limit
- Max 3 Nächte in Folge, danach Pflicht-Ruhe. ArbZG prüft das vor dem Plan-Freigeben. Verstöße werden vor der Veröffentlichung sichtbar, nicht erst beim MDK.
- Übergabe-Zeit
- Pufferzeit zwischen zwei Schichten (z.B. 15 Min Frühschicht-Übergabe an Spät). Im Schichttyp hinterlegt, Plan-Konflikte werden automatisch vermieden.
- Springer / Springer-Pool
- Flexible MA für Vertretungen. RosterIQ kennt sie als eigenen Bereich oder als „ohne Department" — sind im Plan überall einsetzbar, Vertretungs-Vorschlag berücksichtigt sie zuerst.
„Pflegedienstleitungen erstellen typisch 6–10 Stunden pro Monat an Dienstplänen — Konflikte, Krank-Anrufe, ArbZG-Lücken inklusive. Mit RosterIQ läuft die erste Plan-Version in 20 Minuten, die ArbZG-Engine spart die Compliance-Sorge."
— typische Beobachtung in unseren Pilot-Einsätzen
Häufige Fragen aus der Pflege
Wie viele Mitarbeitende sind sinnvoll?+
Werden Nachtzuschläge automatisch berechnet?+
Wie geht ihr mit kurzfristigen Krank-Meldungen um?+
Was ist mit Wochenenden und Feiertagen?+
Kann die Pflegedienstleitung den Plan selbst freigeben?+
30 Minuten Demo, eure Daten, eure Schichten.
Wir richten eine Demo mit eurem Bereich + Schichttypen ein. Kostenlos, unverbindlich.
Demo für Pflege anfragen